Het toepassen van algemene voorwaarden: waar moet u op letten?
Veel ondernemers gebruiken algemene voorwaarden. Ze beschermen uw bedrijf tegen ondernemingsrisico’s en besparen vaak tijd. Het hebben van goede en actuele algemene voorwaarden kan dan ook van groot belang zijn voor een onderneming. Misschien nog wel belangrijker is het op de juiste wijze toepassen van die voorwaarden. Aan de bepalingen in algemene voorwaarden heeft u immers niets als deze niet van toepassing blijken. Hoe dat toepassen precies zit zal worden uitgelegd in deze blog.
Wilt u dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst die u sluit, laat dan vooraf aan de wederpartij weten dat deze van toepassing zijn. De wederpartij moet de toepasselijkheid daarvan vervolgens aanvaarden. Dit kan uitdrukkelijk door bijvoorbeeld ondertekening of stilzwijgend, waarbij u kunt denken aan de situatie dat de wederpartij niet protesteert over de toepasselijkheid.
Daarnaast is het voor de toepasselijkheid van cruciaal belang dat u de wederpartij voor of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Anders is een beding in de algemene voorwaarden vernietigbaar door de wederpartij (tenzij dit een zogeheten grote onderneming is). Hierdoor kan een bepaling met terugwerkende kracht haar werking verliezen. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat uw wederpartij tijdig kennis kan nemen van uw algemene voorwaarden.
Een redelijke mogelijkheid tot kennisneming biedt u in de hoofdregel door ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand te stellen, bijvoorbeeld door het overhandigen van een document waarop ze zijn afgedrukt. Is fysieke terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk, dan volstaat de mededeling dat de voorwaarden bij u ter inzage liggen of zijn gedeponeerd bij de KvK of een griffie van een gerecht en dat ze op verzoek aan de wederpartij zullen worden toegezonden. Dit is echter voor uitzonderlijke situaties, dus vertrouw daar niet op.
Tegenwoordig worden veel overeenkomsten via elektronische weg gesloten, bijvoorbeeld via de mail. In dat geval is het van belang dat u de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, langs elektronische weg, op zodanige wijze ter beschikking heeft gesteld dat de wederpartij ze kan opslaan en op een later moment kan inzien. Stuur ze bijvoorbeeld als bijlage in een pdf-bestand mee via de mail. Ook is de nodige jurisprudentie ontstaan waarin een correcte verwijzing door middel van een link in de standaard handtekening van een email is aanvaard.
Past u uw algemene voorwaarden niet op de juiste wijze toe dan loopt u het grote risico dat ze niet van toepassing zijn. Het kan zijn dat de regels die voor u als ondernemer gelden verschillen van wat in deze blog is uitgelegd, bijvoorbeeld wanneer u wederpartij een grote onderneming is. Laat u daarom goed adviseren welke regels in uw specifieke geval van belang zijn. Heeft u vragen hierover of kunnen uw algemene voorwaarden wel een opfrisbeurt gebruiken? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
